KNOWLEDGE BASE

Q-Doc
Sep 15, 2016
1 min read

1. ขั้นตอนการนำ Q-DOC มาใช้ในองค์กร

เก็บข้อมูลและวิเคราะห์ความต้องการใช้งานจากที่ผู้เชี่ยวชาญ
ออกแบบ โครงสร้างการจัดเก็บ และควบคุมสิทธิของไฟล์เอกสาร โดยนำ Best Practices ของอุตสาหกรรมมาเป็นแนวทางในการออกแบบและปรับแต่งให้เหมาะกับธุรกิจของท่าน
ออกแบบ Template Scan สำหรับสแกนภาพเอกสาร เพื่อนำเอกสารเข้าจัดเก็บในระบบโดยอัตโนมัติ
ออกแบบและสร้าง User Group และการกำหนดสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสม
ติดตั้งระบบ Q-DOC ให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมขององค์กร
Migration file จาก file share หรือระบบอื่นๆ เข้ามาจัดเก็บใน Q-DOC ตามโครงสร้างที่ออกแบบ พร้อมยกเลิกการใช้ Windows file share
สร้าง Business Rule ในระบบเพื่อการบริหารจัดการไฟล์เอกสารแบบอัตโนมัติ
สอนการใช้งานระบบให้กับผู้ใช้งาน
ดูแลระบบและปรับปรุงระบบ ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงและการเติบโตทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

2. ประโยชน์ของระบบบริหารจัดการเอกสาร Q-DOC Benefit from Q-DOC Document Management System เพิ่มประสิทธิภาพ

ค้นหาเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็วในเวลา 4 – 8 วินาที
รวบรวมข้อมูลเอกสารไว้ในระบบทำให้พนักงานของทุกส่วนงานสามารถเข้าถึงเอกสาร แชร์และทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วจากทุกที่
มีระบบ Paperless Workflow เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิ์ภาพในการทำงานของพนักงานในองค์กร
เชื่อมโยงกับระบบอื่นเพื่อสร้างระบบ Paperless
สร้าง Knowledge Base ในองค์กร
สร้าง Collaboration ในการบริการจัดการโครงการ หรือ การทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกสามารถเข้าถึงเอกสารและ ข้อมูลได้จากทุกที่ในโลกผ่านอินเตอร์เน็ต

ลดค่าใช้จ่าย

ลดปริมาณการใช้กระดาษและการพิมพ์เอกสารที่ไม่จำเป็น
ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารตัวจริงหรือมีสำเนาซ้ำซ้อนเก็บอยู่ในหลายแผนก
ลดเวลาหรือพนักงานที่ต้องเดินหรือเวียนเอกสารระหว่างแผนก

ลดความเสี่ยง

เอกสารสำคัญและข้อมูลสำคัญสูญหาย ไม่สามารถตรวจสอบได้
ข้อมูลสำคัญถูกทำสำเนาไปใช้ในทางที่มิชอบ
เอกสารและข้อมูลหายเมื่อพนักงานลาออก
เอกสารสูญหายหรือเสียหายจากอุบัติเหตุ และภัยพิบัติ
ควบคุมและรักษาความลับทางธุรกิจ เช่น สูตรผลิต เป็นต้น

3. DOCUMENT MANAGEMENT PROCESS

กระบวนการบริหารจัดการเอกสารที่ Implement โดย K&O

นำเอกสารที่เป็นกระดาษเข้าจัดเก็บใน Q-DOC ผ่าน Easy Capture (Document Scan Software) ที่ติดตั้งบน Client ซึ่งมีการควบคุม Template จากส่วนกลางทำให้สามารถควบคุมการนำเอกสารเข้าได้อย่างเป็นระบบลดการคีย์ ข้อมูล และสามารถเชื่อมกับ Database ของเอกสารได้ ส่วนไฟล์เอกสารสามารถนำเข้าผ่าน Web หรือผ่าน Easy Capture ก็สามารถทำได้ พร้อมทั้งกำหนดวันหมดอายุของเอกสารที่จัดเก็บในระบบโดยอัตโนมัติ เพื่อทำการบริหารจัดการเอกสารที่หมดอายุในระบบ

การเข้าถึงระบบเพื่อค้นหาและเรียกใช้ไฟล์ผ่าน Web Browser โดย User จะมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภทหรือแผนกตาม User Group ที่ได้กำหนดไว้บน Q-DOC ถ้าเป็น User ที่มีสิทธิดูเอกสารอย่างเดียวจะทำได้แค่ Preview เอกสาร เท่านั้นไม่สามารถ Download เอกสารออกมาจากระบบได้ เป็นต้น

หมายเหตุ : สิทธิ Preview เอกสารได้อย่างเดียวบน Web โดยไม่สามารถ Download ได้นั้น เป็นการ

พัฒนาขึ้นมาโดย K&O ไม่มีอยู่ใน Q-DOC มาตรฐาน