ความรู้เรื่อง การจัดการข้อมูล

บทบาทและความสำคัญของการจัดการข้อมูล ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ในเหตุการณ์ต่างๆ ที่ได้จากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์และการสอบถาม แต่ข้อมูล นี้ต้องยังไม่มีการประมวลผล ไม่มีการวิเคราะห์ หรือที่เรียกว่าเป็นข้อมูลดิบ โดยที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที การจัดการข้อมูล คือ การบริหาร การจัดเก็บข้อมูล การประมวลข้อมูลให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่มีประโยชน์ที่พร้อมจะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ในทันที การจัดการข้อมูลจะเกิดประโยชน์สูงสุดหรือมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่าง รวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นกลางมากที่สุด เพื่อจะได้นำข้อมูลเหล่า นั้นมาช่วยในการตัดสินใจหรือนำไปใช้ประโยชน์อื่นๆ ต่อไปใน ปัจจุบันนี้ข้อมูลต่างๆ ได้ถูกจัดการไว้อย่างเป็นระเบียบ โดยเก็บไว้ในสิ่งที่เรียกว่า แฟ้ม (File) หลักในการบริหารข้อมูล ประกอบด้วย 1. ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล (Access) ได้ง่ายรวดเร็วและถูกต้อง โดยจะต้องมีการกำหนด สิทธิในการเรียกใช้ข้อมูลตามลำดับความสำคัญของผู้ใช้ 2. จะต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Security) ข้อมูลที่จัดเก็บไว้จะต้องมีระบบรักษา ความปลอดภัยเพื่อป้องกันการจารกรรมข้อมูล 3. สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขในอนาคตได้ (Edit) ทั้งนี้เนื่องจากแผนที่วางไว้อาจจะต้องมีการ เปลี่ยนแปลงตามสถานการณ์จึงทำให้ต้องมีการจัดระเบียบข้อมูล แก้ไขข้อมูลพร้อมทั้งจัดหาข้อมูลมาเพิ่มเติม 4. ข้อมูลที่จัดเก็บอาจจะต้องมีการจัดแบ่งเป็นส่วนหรือสร้างเป็นตาราง เพื่อง่ายแก่การปรับปรุงข้อมูล ในลักษณะการจัดการฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ (Relational database) ซึ่งจะกล่าวถึงภายหลัง ประเภทของข้อมูล ข้อมูลที่นำมาประมวลผลเพื่อให้เป็นสารสนเทศสามารถจำแนกตามลักษณะได้ 2 ลักษณะคือ 1) จำแนกตามแหล่งที่มา 2) จำแนกตามรูปแบบของข้อมูล ข้อมูลที่จำแนกตามแหล่งที่มา สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. แหล่งข้อมูลภายในองค์กร แบบนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานของตนเอง เช่น ข้อมูลของนักเรียน ข้อมูล ในบริษัท ข้อมูลในโรงพยาบาล เป็นต้น 2. แหล่งข้อมูลภายนอกองค์กร เป็นข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งอื่นที่อยู่นอกหน่วยงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่มี ความพิเศษกว่าข้อมูลภายในองค์กร เพราะต้องอาศัยความสามารถของหน่วยงานอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง เพื่อความเหมาะสม และ ความเป็นธรรมของข้อมูลนั้นๆ เช่น ต้องการทราบอัตราการใช้จำนวนไฟฟ้าที่มีจำนวนมากที่สุด 10 อันดับต้นของประเทศ จะเห็น ว่าการต้องการทราบข้อมูลเหล่านี้จะต้องอาศัยแหล่งข้อมูลของที่อื่น เช่น หน่วยงานการไฟฟ้า หน่วยงานจัดเก็บค่าไฟฟ้า ข้อมูลที่จำแนกตามรูปแบบของข้อมูล สามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภท คือ 1. ข้อมูลชั้นต้น หรือ ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data)เป็นข้อมูลทางตรง ที่พบ หรือประสบด้วยตน หรือถ้าเป็นการเขียน ต้องเป็นการเขียนรวบรวมไว้เป็นครั้งแรก จากผู้เขียนโดยตรง ข้อมูลขั้นปฐมภูมินี้บางครั้งอาจจะเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้องจากความเป็นจริง เพราะยังไม่ได้วิเคราะห์ข้อมูล เช่น การสำรวจมด จากการสำรวจด้วยตาเปล่าอาจจะมองเห็นว่ามดไม่มีขนที่บริเวณรอบๆ ร่างกาย แต่ในความเป็นจริงถ้านำมดมาส่องด้วยกล้อง จุลทรรศน์ จะเห็นว่ามดจะมีขนรอบๆ ร่างกาย 2. ข้อมูลชั้นที่สอง หรือ ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data) เป็นข้อมูลที่ได้จากบันทึกของบุคคลอื่น หรือการบอกกล่าวถ่ายทอดต่อเนื่องมาจากผู้อื่น เช่น การค้นคว้าเอกสารในห้องสมุด การอ่านหนังสือ การดูโทรทัศน์ การฟังรายการข่าว เป็นต้น การรวบรวมข้อมูล การรวบรวมข้อมูล คือ กระบวนการในการแสวงหาข้อมูล และเก็บบันทึกข้อมูลไว้เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปใช้ในกรณีที่มีข้อมูลจำนวน มากๆ ฉะนั้นการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ จึงจำเป็นที่จะต้องจัดระบบการรวบรวมข้อมูลควร วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลที่สำคัญมี 4 วิธี คือ 1. การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสอบถาม ใช้ในกรณีที่ต้องการทราบข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งจากบุคคล และเป็นเรื่องที่มีรายละเอียดแบบเจาะลึก การใช้วิธี การสอบถามจะได้ข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก แต่ข้อเสียของการรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสอบถามนี้คือ จะใช้ได้ในกรณีที่จะ สอบถามบุคคลเพียงกลุ่มเล็กๆ เท่านั้น 2. การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสังเกต คือ การพิจารณาดูสิ่งนั้นๆ โดยตรง ภายในระยะเวลาและสถานที่ที่กำหนด การรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสังเกตนี้นิยมใช้กับสัตว์ หรือสิ่งที่ไม่สามารถควบคุมได้ หรือสิ่งที่ต้องการให้เกิดความเป็นธรรมชาติมากที่สุด เช่น สังเกตพฤติกรรมของสัตว์ หรือ สังเกตพฤติกรรมของนักเรียนในชั่วโมงคณิตศาสตร์

3. การเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธี การสำรวจ คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยส่งแบบสอบถาม การสัมภาษณ์บุคคลเป้าหมาย ซึ่งการสำรวจจะได้รับข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและ ลึกกว่าแบบ สังเกต และสามารถที่จะรวบรวมข้อมูลจากบุคคลเป้าหมาย ได้จำนวนมาก

4. วิธีการค้นคว้าจากเอกสารหรือข้อมูลขั้นที่ 2

คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากการค้นคว้าตามเอกสารจากแหล่งต่าง ๆ เช่น ห้องสมุด หนังสือ เป็นต้น หรือ จากการจดบันทึกหรือการบอกกล่าวจากบุคคลอื่น ซึ่งเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลหาได้ง่ายและมีแหล่งข้อมูลอ้างอิง