ช่วยกันใช้ e-Document ช่วยกันลดโลกร้อน

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ กล่าวคือการประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธี

การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบจัดการเอกสารให้เป็น Digital และสามารถเรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์และ Internet ทุกที่ทุกเวลา ภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในมหาวิทยาลัยให้คล่องตัว สะดวกรวดเร็ว และบรรลุวัตถุประสงค์ในเรื่องการสื่อสารนั้นๆ สามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสาร การดำเนินเรื่องเอกสาร ผ่าน ระบบสารบรรณโดยใช้เวลาสั้นลง

วัตถุประสงค์ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

1. เพื่อให้ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานมีระบบสารบรรณ สำหรับใช้เป็นข้อมูลในการสนับสนุนการตัดสินใจและวางแผน

2. เพื่อสนับสนุนให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน มีรูปแบบงานสารบรรณที่ทันสมัย ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการดำเนินการของหน่วยงาน

3. เพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้มีการใช้งานได้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต / อินทราเน็ต ของหน่วยงาน

4. เพื่อให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด เช่น

• ช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่ผู้ใช้งาน สามารถติดตามสืบค้นสถานะของเอกสาร ข้อมูลย้อนหลังหรือเอกสารแนบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

• ทำให้ข้อมูลมีความคงทน ไม่เสี่ยงต่อการสูญหายและทำลายโดยง่าย

• สะดวกในการจัดเก็บและสืบค้น

ประโยชน์ของการนำระบบระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์กร

1. เจ้าหน้าที่สามารถทำงานเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น

2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสารโดยรายละเอียดส่วนใหญ่ได้ถูกบันทึกลงในเครื่อง

คอมพิวเตอร์และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงานเอกสา

3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบรายงานซึ่งสามารถจัดพิมพ์ออก ทางเครื่องได้ทันที

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อตู้แฟ้มกระดาษและหมึกพิมพ์

5. สามารถ จัดเก็บและเรียกค้นจาก หน่วยงานต่างๆได้

6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้อง

7. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร

8. สามารถให้บริการเอกสารได้ทันทีในกรณีที่มีการร้องขอเอกสา

9. รองรับในการใช้งานระบบเอกสารแบบอิเล็คทรอนิกส์สำหรับเอกสารประเภทอื่นได้ เช่น หนังสือเวียน ประกาศ ข่าวสาร และเอกสารอื่นๆ

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออกได้มีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้ เพื่อเป็นการประหยัดทรัพยากรและงบประมาณของมหาวิทยาลัย รวมทั้งเป็นการลดปริมาณขยะและสร้างจิตสำนึกที่ดีในการรักษาสิ่งแวดล้อม โดยในเบื้องต้นมหาวิทยาลัยจะรณรงค์ในเรื่องการประหยัดทรัพยากร และลดการใช้สาธารณูปโภคต่างๆ ที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะการลดปริมาณการใช้กระดาษ ซึ่งเน้นให้นำกระดาษที่ใช้แล้วกลับมาใช้อีก (Reuse ) การถ่ายเอกสารโดยใช้กระดาษ Reuse และลดการจัดทำเอกสารในปริมาณที่เกินความจำเป็น

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ กล่าวคือการประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอนไฟฟ้า คลื่นแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้หมายความรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทางแม่เหล็ก หรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการประยุกต์ใช้วิธี

การติดต่อราชการนอกจากการจะดำเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสาร สามารถดำเนินการด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ได้

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบจัดการเอกสารให้เป็น Digital และสามารถเรียกดูได้จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์และ Internetทุกที่ทุกเวลา ภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในมหาวิทยาลัยให้คล่องตัว สะดวกรวดเร็ว และบรรลุวัตถุประสงค์ในเรื่องการสื่อสารนั้นๆ สามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสาร การดำเนินเรื่องเอกสาร ผ่าน ระบบสารบรรณโดยใช้เวลาสั้นลง

วัตถุประสงค์ของ

1. เพื่อให้ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานมีระบบสารบรรณ สำหรับใช้เป็นข้อมูลในการสนับสนุนการตัดสินใจและวางแผน

2. เพื่อสนับสนุนให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน มีรูปแบบงานสารบรรณที่ทันสมัย ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการดำเนินการของหน่วยงาน

3. เพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้มีการใช้งานได้บนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต / อินทราเน็ต ของหน่วยงาน

4. เพื่อให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด เช่น

• ช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานเจ้าหน้าที่ผู้ใช้งาน สามารถติดตามสืบค้นสถานะของเอกสาร ข้อมูลย้อนหลังหรือเอกสารแนบได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

• ทำให้ข้อมูลมีความคงทน ไม่เสี่ยงต่อการสูญหายและทำลายโดยง่าย

• สะดวกในการจัดเก็บและสืบค้น

ประโยชน์ของการนำระบบระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์กร

1. เจ้าหน้าที่สามารถทำงานเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้น

2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสารโดยรายละเอียดส่วนใหญ่ได้ถูกบันทึกลงในเครื่อง

คอมพิวเตอร์และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการงานเอกสา

3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบรายงานซึ่งสามารถจัดพิมพ์ออก ทางเครื่องได้ทันที

4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อตู้แฟ้มกระดาษและหมึกพิมพ์

5. สามารถ จัดเก็บและเรียกค้นจาก หน่วยงานต่างๆได้

6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้อง

7. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร

8. สามารถให้บริการเอกสารได้ทันทีในกรณีที่มีการร้องขอเอกสา

9. รองรับในการใช้งานระบบเอกสารแบบอิเล็คทรอนิกส์สำหรับเอกสารประเภทอื่นได้ เช่น หนังสือเวียน ประกาศ ข่าวสาร และเอกสารอื่นๆ

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลตะวันออกได้มีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้ เพื่อเป็นการประหยัดทรัพยากรและงบประมาณของมหาวิทยาลัย รวมทั้งเป็นการลดปริมาณขยะและสร้างจิตสำนึกที่ดีในการรักษาสิ่งแวดล้อม โดยในเบื้องต้นมหาวิทยาลัยจะรณรงค์ในเรื่องการประหยัดทรัพยากร และลดการใช้สาธารณูปโภคต่างๆ ที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะการลดปริมาณการใช้กระดาษ ซึ่งเน้นให้นำกระดาษที่ใช้แล้วกลับมาใช้อีก (Reuse ) การถ่ายเอกสารโดยใช้กระดาษ Reuse และลดการจัดทำเอกสารในปริมาณที่เกินความจำเป็น