จัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการเอกสารรูปแบบใหม่ที่ไม่ต้องกลัวหาย
เอกสารถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมากไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการดำเนินธุรกิจทุกประเภท การทำธุรกรรม หรือหนังสือต่างๆ เพราะเป็นสิ่งที่จะใช้เป็นหลักฐานในการอธิบายเรื่องต่างๆ ให้เข้าใจมากยิ่งขึ้น และยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะยืนยันในการกระทำเรื่องต่างๆ ได้อย่างชัดเจน ซึ่งเรื่องของเอกสารต่างๆ เหล่านี้มักจะสร้างปัญหาให้กับองค์กรหลายๆ แห่งเป็นอย่างมาก เนื่องจากว่าเอกสารเหล่านี้บางครั้งถ้าหากเก็บไว้ด้วยตัวเอกสารที่เป็นกระดาษเองเมื่อนานไปก็อาจจะเกิดการสูญสลาย หรือหากไม่สูญสลายหากเกิดเรื่องต่างๆ ที่คาดไม่ถึง อาทิ ไฟไหม้ น้ำท่วม เอกสารเหล่านี้ก็พร้อมที่จะกลายเป็นเศษกระดาษทันที
ทว่าในยุคปัจจุบันเมื่อเทคโนโลยีก้าวหน้าไปไกล เรื่องของการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ผ่านเอกสารก็เป็นเรื่องที่มีการลดการใช้ให้น้อยลง เพราะอาจจะด้วยเรื่องของการมีคอมพิวเตอร์และการลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติอย่างไม้ ทว่าหากในรูปแบบขององค์กรหลายๆ แห่งเองเอกสารเก่าๆ หรือเอกสารที่ยังคงจำเป็นต้องออกมาในรูปแบบของแผ่นกระดาษ หรือแม้แต่สิ่งพิมพ์ที่อยู่ในรูปของหนังสือ หากเก็บเอาไว้นานๆ มันก็คงจะไม่ดีอย่างแน่นอน การเลือกใช้บริการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์จึงถือเป็นทางเลือกที่ดีอย่างมากสำหรับการจัดเก็บเอกสารในลักษณะประเภทนี้
ทุกวันนี้มีผู้ที่รับสแกนเอกสารชนิดครบวงจรไว้คอยให้บริการซึ่งนั่นจะทำให้การจัดเก็บเอกสารของคุณไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป เพราะต่อให้จะเป็นเอกสารเก่าเก็บแค่ไหนก็สามารถที่จะเอามาสแกนให้เป็นไฟล์และเก็บเพื่อเอาไว้ใช้งานหรือใช้เป็นหลักฐานต่างๆ ได้อย่างสบาย ไม่ต้องกลัวว่าหลักฐานหรือข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นจะจางหายไปตามกาลเวลา เพราะการสแกนเก็บไว้แบบนี้ต่อให้จะผ่านไปนานสักแค่ไหนรายละเอียดต่างๆ ก็ยังคงอยู่เหมือนเดิม อีกทั้งไม่ต้องกลัวว่าการสแกนที่ว่านี้จะทำได้เฉพาะเอกสารที่เป็นขาวดำ เพราะเอกสารสีก็สามารถที่จะสแกนให้ออกมาหน้าตาแบบเดียวกับตัวต้นฉบับชนิดที่ว่าถอดแบบกันมาได้เลย หรืออาจจะกลัวว่าการสแกนเอกสารเก็บเป็นไฟล์แบบนี้หากนานๆ ไปจะมีปัญหาหรือไม่
คำตอบที่ดีที่สุดก็คือ เราก็สามารถที่จะคัดลอกไฟล์ต่างๆ เหล่านี้เก็บไว้ได้หลายๆ ที่ หากกลัวว่าไฟล์ต้นฉบับที่สแกนไว้จะมีปัญหาเท่านี้ก็ไม่ต้องกลัวว่าจะเป็นอีก 10-20 ปี เอกสารตัวนี้ก็ยังคงอยู่กับเราเหมือนเดิม
ที่สำคัญนอกจากเรื่องของอายุการใช้งานเกี่ยวกับข้อมูลภายในเอกสารแล้ว เรื่องของสถานที่จัดเก็บก็เป็นสิ่งที่จะช่วยประหยัดพื้นที่ได้อีกหลายเท่าตัว เพราะเอกสารกองโตทั้งหลายจะถูกบรรจุเข้าไปอยู่ในรูปแบบของไฟล์งานที่ไม่จำเป็นต้องมีพื้นที่ในการเก็บให้มากมายอีกต่อไป เท่านี้ก็คงพอจะเห็นแล้วว่าการจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์มันมีประโยชน์และคุณค่ามากแค่ไหน
