สถานะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามกฏหมาย

สถานะของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามกฏหมาย

ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 [2][3] สรุปนิยามของ "ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์" ได้ว่า หมายถึง "การกระทำใด ๆ ที่เกี่ยวกับกิจกรรมในทางแพ่งและพาณิชย์ คือการทำนิติกรรม สัญญา หรือการดำเนินการใด ๆ ที่เกี่ยวข้องด้วยการใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดหรือแต่บางส่วน" และได้ให้นิยามของ "ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์" หมายความว่า "ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือ ประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรเลข โทรพิมพ์ หรือ โทรสาร" ดังนั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงถือได้ว่าเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และมีผลทำให้ต้องปฏิบัติตามหลักกฎหมายที่สำคัญ คือ ห้ามมิให้ปฏิเสธความมีผลผูกพันและการบังคับใช้ทางกฎหมาย ต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ต่อการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการตามที่กฎหมายกำหนด ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการรับ-ส่ง การเก็บรักษาและการรักษาสภาพเอกสารต้นฉบับตามวิธีการที่กฎหมายกำหนด เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในรูปแบบของ อีเมล์ เว็บเพจ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างอื่น สามารถเป็นพยาน หลักฐานในกระบวนการพิจารณาตามกฎหมายได้ นิติกรรมบางอย่างที่กฎหมายระบุให้ต้องทำเป็นหนังสือ สามารถทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการแสดงเจตนาในการทำนิติกรรมสัญญาผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์สามารถมีผลใช้บังคับตามกฎหมาย

วางแผนกลยุทธในการนำระบบจัดการเอกสาร

การกำหนดแผนแม่บทและวางแผนกลยุทธในการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานในองค์กรองค์กรโดยเฉพาะหน่วยราชการ ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง จากการใช้การจัดการเอกสารด้วยมือ มาเป็นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องมีการกำหนดแผนแม่บทและวางแผนกลยุทธ ในการนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานในองค์กร เพื่อให้เป็นที่ยอมรับและสามารถเปลี่ยนแปลงไปด้วยความเรียบร้อย หากไม่มีการวางแผนอย่างเป็นระบบแล้ว จะทำเกิดปัญหาโดยเฉพาะด้านเจ้าหน้าที่ที่จะต้องใช้งาน และการสนับสนุนจากผู้บริหาร การกำหนดแผนกลยุทธควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ การนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ต้องได้ประโยชน์อย่างแท้จริง จึงจะเป็นแรงผลักดันให้เจ้าหน้าที่ใช้ประโยชน์จากระบบอย่างจริงจัง โดยต้องพิจารณาถึงความเข้ากันได้กับระบบการทำงานงานของหน่วยงาน เหมาะสำหรับข้อมูลที่อยู่ในเอกสารมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา มีการเปลี่ยนแปลงระบบเอกสารเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพอยู่เสมอ กฎระเบียบที่ต้องเปลี่ยนแปลงไปตามการใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ จะต้องทำให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น เช่น ประสิทธิภาพของกระบวนการผลิตเอกสาร ประสิทธิภาพในการกระจายเอกสาร ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความปลอดภัยจากภัยคุกคามต่าง ๆ ระบบมีการป้องกันอย่างเพียงพอจาก ข้อมูลถูกทำลาย การสูญเสียข้อมูล การฝ่าฝืนความลับและความปลอดภัย

อาจกล่าวโดยสรุปได้ว่าการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในอนาคต การที่จะนำระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ นอกจากต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารอย่างเต็มที่แล้ว ต้องมีการกำหนดมาตรฐานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เหมาะสมสำหรับองค์กร และต้องมีการกำหนดแผนกลยุทธในการนำระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในองค์กร เพื่อให้ทั้งองค์กรยอมรับและใช้อย่างจริงจัง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ผลิตขึ้นมาต้องมีมาตรฐานที่จะสามารถจัดเก็บและสามารถเปิดใช้งานได้ในอนาคต

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 [4] ได้ระบุนิยามของ "งานสารบรรณ" หมายถึง "งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย" ซึ่งสอดคล้องกับ ความหมายของการจัดการเอกสาร ที่หมายถึง "กระบวนการเพื่อประโยชน์ในการ ผลิต อนุมัติ รับ-ส่ง(แจกจ่าย/ใช้งาน) รวบรวม จัดเก็บ สืบค้น ติดตาม ยืม ทำลาย รวมถึงการรักษาความปลอดภัย และการพิสูจน์ตัวตน ของเอกสาร" ดังนั้น การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงหมายถึงการนำวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกระบวนการดังกล่าว ตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.2544 [5] ได้กำหนดกระบวนการและกรรมวิธีต่อเอกสารที่สำคัญไว้ดังนี้

1. การกำหนดชั้นความลับ

ตามความสำคัญของข้อมูลในเอกสาร กำหนดไว้ 3 ระดับ ได้แก่ ลับ ลับมาก ลับที่สุด และมีการกำหนดความรับผิดชอบ ให้แก่ผู้มีอำนาจกำหนดชั้นความลับ เป็น ผู้พิจารณากำหนดระดับชั้นความลับของเอกสาร และการยกเลิกหรือปรับระดับชั้นความลับของเอกสารตามความจำเป็น

2. การควบคุมเอกสาร

โดยกำหนดให้มีมาตรการควบคุมต่าง ๆ คือ การจัดทำทะเบียน การตรวจสอบ การจัดทำเอกสาร การสำเนาและการแปล การโอน การส่งและการรับ การเก็บรักษา การยืม การทำลาย การปฏิบัติในเวลาฉุกเฉิน เวลาสูญหาย รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลในเอกสาร จากระเบียบดังกล่าว จะเห็นได้ว่า เป็นมาตรการที่ละเอียด รอบคอบ ถือว่าเป็นแนวทางที่เหมาะสมที่ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และในการรักษาความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การเปรียบเทียบค่าใช้จ่าย ระหว่าง การจัดเก็บเอกสารกระดาษ เทียบกับ อิเล็คทรอนิกส์

Document Storage & Filing Cost (Traditional VS Electronic) ทำไมเราควรสแกนเอกสารเก็บเป็น Electronic Files http://www.scanxpert.com