ระบบ Workflow คืออะไร?

ระบบ Workflow คืออะไร?

ระบบ Workflow เป็นระบบการทำงานร่วมกันของพนักงานโดยผ่านระบบการจัดการโดยใช้แบบฟอร์มเอกสารเป็นตัวเชื่อม ระบบ Workflow นี้จะทำงานเป็นอิสระและขับเคลื่อนอัตโนมัติ โดยออกแบบเฉพาะสำหรับแต่ละองค์กร.

ระบบนี้จะมีแบบอย่างสำหรับผู้ใช้ในการออกแบบสำหรับ Flow งานแบบต่างๆและองค์กรแบบต่างๆ การออกแบบworkflow นี้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ทุกเวลา และแต่ละFlow งานสามารถออกแบบให้อยู่ในรูปแบบฟอร์มเอกสารเพื่อให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูล และสามารถเชื่อมกับระบบฐานข้อมูล

ระบบ Workflow นี้สามารถใช้งานโดยอิสระ หรือเชื่อมต่อกับระบบปัจจุบันเพื่อให้ตรงความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ระบบนี้จะเป็นการลดการใช้กระดาษ

ประโยชน์ของระบบ Workflow

เพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน

• ลดขั้นตอนการทำงานที่วกวนซ้ำซ้อนเนื่องจากสามารถออกแบบการทำงานให้ลื่นไหลอย่างอัตโนมัติ

• การทำงานในระบบเดิม (Manual Process) สามารถทำงานได้เร็วขึ้นและข้อผิดพลาดน้อยลง

เพิ่มประสิทธิภาพในการควบคุมการทำงาน

• ทำให้การทำงานเป็นมาตรฐานและตรวจสอบง่าย

• กำหนดขั้นตอนของเอกสารล่วงหน้าได้

• การดำเนินธุรกิจมีความต่อเนื่องสม่ำเสมอ

• เพิ่มความโปร่งใสในระบบงาน สามารถตรวจสอบและติดตามผลได้อย่างรวดเร็วทำให้เพิ่มประสิทธิภาพของงานในองค์กร

สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการมุ่งสู่เป้าหมายขององค์กร

• สามารถช่วยลดงานประจำของผู้จัดการฝ่ายต่างๆ ในการมอบหมายงาน ,การรายงานของผู้ใต้บังคับบัญชา และไปทุ่มเทเวลาต่อการตัดสินใจที่สำคัญๆในธุรกิจ

• การที่ระบบงานในองค์กรราบลื่นไม่ติดขัดทำให้องค์กรสามารถทุ่มเททรัพยากรขององค์กรไปยังลูกค้า โดยให้ความสำคัญต่อลูกค้า และเพิ่มบริการให้ลูกค้ามากกว่าที่จะเสียเวลากับปัญหาในองค์กร

ใช้งานง่าย

• สามารถติดตั้งตามความต้องการของธุรกิจโดยไม่ต้องปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม

• ติดตั้งง่ายและใช้งานง่าย

ลดต้นทุน

• ลดความผิดพลาดและล่าช้าของงานทำให้เพิ่มผลผลิตและส่งสินค้าได้เร็วขึ้น

พนักงานสามารถทำงานตามขั้นตอนที่กำหนดใน Workflow ทำให้ลดค่าใช้จ่ายในการอบรม

Alfresco มีระบบ workflow 2 แบบ

1. Simple Workflow, ซึ่งขึ้นกับเอกสาร

2. Advanced Workflow, ซึ่งขึ้นกับรูปแบบของงาน

1. Alfresco Simple Workflow คือการเคลื่อนของเอกสารผ่านไปยัง Space ต่างๆ โดย content จะเคลื่อนหรือ Copyไปยัง new Space ที่ระบุการใช้งาน Workflow.

ขั้นตอนของ Simple Workflow

· การเริ่มใช้ simple workflow สำหรับเอกสาร

· การสร้าง email templates และการแจ้งเตือนด้วย email

· การเชื่อมต่อ workflow เพื่อการอนุมัติในขั้นตอนต่างๆ

· การติดตั้ง workflow ที่ซับซ้อนสำหรับการบริหารจัดการเอกสาร

Workflow เป็นขั้นตอนในการดำเนินธุรกิจแบบอัตโนมัติ, ระหว่างที่เอกสารผ่านการอนุมัติไปตามขั้นตอนต่างๆ โดยขึ้นกับกฏเกณฑ์ที่ตั้งไว้ . การติดตั้งระบบ Content Management System ทุกๆระบบจะมีความต้องการที่แตกต่างกัน เช่นบางบริษัทอาจมี Workflow ที่ง่ายๆ บางบริษัทอาจจะซับซ้อน ดังนั้น Workflow จะทำให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมเอกสารและขั้นตอนการทำงาน.

ยกตัวอย่างขบวนการการออกใบสั่งซื้อ ซึ่งจะต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติ ถ้าเราทำการอนุมัติผ่าน Simple Workflow ใน Alfresco เราก็สามารถสร้าง Space ในแต่ละแผนก และส่งเอกสารผ่าน Space ในแต่ละแผนก ซึ่งมีความปลอดภัย เพราะจะมี User ที่ได้รับอนุญาตในการใช้งานเอกสารที่กำหนดเท่านั้น

การกำหนดขั้นตอนและการใช้งาน Simple Workflow

• การสร้าง spaces และกำหนด Security ของ Space

• ระบุขบวนการ workflow

• กำหนด workflow ไปยัง spaces ที่สร้างขึ้น

• เลือกรูปแบบ email และบุคคลที่จะส่ง email

ทดสอบ Workflow

2. ระบบ Advanced Workflow เป็น task-oriented, เมื่อเราสร้างงานขึ้นมาแล้วแนบเอกสารเพื่อตรวจสอบ

และอนุมัติ.

เราสามารถจะสร้าง complex workflows โดยการเชื่อม spaces กับกฎเกณฑ์ทางธุรกิจที่เราต้องการให้เอกสารทำ

ยกตัวอย่างการสร้าง workflow ตามงานที่เราต้องการให้เอกสารทำ

1. ผู้ใช้งานจะส่งเอกสารไปที่ Central Location แล้วระบุให้โปรแกรมแยกชนิดของเอกสารไปยัง Folder ของแผนกต่างๆตามชนิดของเอกสาร

2. จากนั้นเอกสารจะวิ่งไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องในการตรวจสอบ อนุมัติ หรือ ยกเลิก ตามที่ระบุใน workflow

3. บุคคลที่อยู่ในสายงาน เมื่อได้รับเอกสาร ก็จะพิจารณา ตรวจสอบ หรือยกเลิก ตามความคิดเห็นของตน แล้วก็กดเลือกการตัดสินใจ

4. หากว่าตัดสินใจเลือกอนุมัติ เอกสารจะวิ่งไป Approved folder, ถ้ายกเลิก เอกสารจะวิ่งไปที่ Rejected folder.

5. เมื่อเอกสารวิ่งมาที่ Approved folder ระบบจะเปลี่ยนเอกสารเป็น PDF format และ copied ไปยัง Sanctioned folder (ซึ่งขึ้นอยู่กับการระบุ ใน business rule).