การเปลี่ยนถ่ายจากยุคเอกสารสู่ไฟล์คอมพิวเตอร์

การเปลี่ยนถ่ายจากยุคเอกสารสู่ไฟล์คอมพิวเตอร์

ด้วยยุคสมัยที่เปลี่ยนไป คอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีอิทธิพลต่อการใช้ชีวิตของคนในยุคปัจจุบันมากขึ้น ทั้งในแง่ของ Life-Style การอำนวยความสะดวก ความบันเทิง การสื่อสาร แนวคิด รวมไปถึงเรื่องของการทำงาน จากในอดีตที่การทำงานในบริษัทห้างร้านต่างๆ เมื่อมีเอกสารอะไรก็ใช้วิธีการพิมพ์ดีดซึ่งเป็นการสร้างเอกสารที่เป็นทางการที่สุดในสมัยนั้น เรียกได้ว่าพิมพ์ผิดทึนึงก็ป้ายน้ำยาลบคำผิดกันเลอะเทอะไปหมด มานั่งนึกถึงในสมัยนี้อาจจะฟังดูเป็นเรื่องตลก แต่ย้อนกลับไปในตอนนั้นก็เรียกได้ว่าพิมพ์ดีดเป็นวิธีการที่ทันสมัยที่สุดแล้วในยุคนั้น เพราะสามารถพิมพ์ออกมารูปเป็นร่างได้เลย กล่าวได้ว่าพิมพ์ดีดนั้นก็เหมือนกับการเขียนด้วยลายมือเป็นทางการนั่นเอง

ต่อมาเมื่อคอมพิวเตอร์เริ่มเข้ามาในประเทศไทย ก็เริ่มมีองค์กรใหญ่ๆนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการทำงาน ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยและน่าตื่นเต้นกว่า (เพราะคราวนี้ถ้าพิมพ์ผิดก็ไม่ต้องมานั่งเอาน้ำยาลบคำผิดลบทีละคำ) จึงได้เริ่มเข้าสู่ยุคที่ใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาแทนพิมพ์ดีด แต่ด้วยความที่อุปกรณ์บันทึกข้อมูลในยุคสมัยนั้นยังมีราคาสูง จุข้อมูลได้ไม่มาก ระบบอินเตอร์เน็ตที่ยังไม่พัฒนานัก หรือระบบการเชื่อมต่อเครือข่ายภายในองค์กรที่ยังไม่ดีนัก งานเอกสารในสมัยนั้นจึงนิยมพิมพ์ในคอมพิวเตอร์ ปรินท์ออกมาทางเครื่องปรินท์เป็นเอกสารและเก็บรักษาไว้ในรูปแบบของกระดาษไม่ต่างจากการใช้พิมพ์ดีดเท่าไหร่นัก

ปัจจุบันเทคโนโลยีเจริญก้าวหน้าไปมากภายในเวลาไม่กี่ปี อินเตอร์เน็ตมีความเร็วสูงมากขนาดที่ว่าใช้เวลาส่งไฟล์ตัวหนังสือเยอะๆเสร็จภายในไม่กี่วินาที ระบบเครือข่ายภายในองค์กรก็มีอุปกรณ์ออกมารองรับการใช้งานได้อย่างดี รวมทั้งอุปกรณ์บันทึกข้อมูลในสมัยนี้ก็สามารถจุได้เยอะขึ้น ในราคาที่ถูกลง เรียกได้ว่าจากสมัยก่อนที่ใช้ Floppy Disk ความจุเพียง 1.44MB แต่เดี๋ยวนี้เราสามารถใช้แฟลชไดรฟ์ที่จุสูงกว่า Floppy Disk กว่า 10,000 เท่าซึ่งหาซื้อได้ตามห้างสรรสินค้าทั่วไป หรือฮาร์ดดิสก์ที่จุได้มากกว่า Floppy Disk เกินกว่า 1,000,000 เท่าด้วยการเสียบสายไม่กี่วินาที จึงส่งผลให้การบันทึกข้อมูลในปัจจุบันจึงอยู่ในรูปแบบของไฟล์คอมพิวเตอร์ การส่งงานหรือเข้าถึงก็สามารถทำได้โดยง่ายด้วยคอมพิวเตอร์

ดังนั้นการเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลจากแผ่นกระดาษสู่ไฟล์คอมพิวเตอร์ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งจำเป็นขององค์กรต่างๆ ซึ่งต่างก็จะประสบปัญหากับเอกสารจำนวนมากและหลายครั้งจำเป็นที่จะต้องใช้บริการบริษัทที่รับสแกนเอกสารที่มีเครื่องมือและประสบการณ์ในการจัดการเอกสาร จากแผ่นกระดาษ ไม่ใช่เฉพาะแต่เอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหนังสือ สื่อสิ่งพิมพ์ต่างๆ ให้กลายเป็นไฟล์ที่เหมาะสมกับการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบ Word ที่แก้ไขได้ หรือ PDF ที่เหมาะกับการนำไปใช้อ่านและสะดวกต่อการเข้าถึงด้วยอินเตอร์เน็ต รวมทั้งต้องคัดเลือกบริษัทรับสแกนเอกสารที่มีมีความสามารถที่จะบริการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นมืออาชีพ มีระเบียบและค้นหาได้ง่ายด้วยเช่นกันเพื่อให้ข้อมูลเอกสารจำนวนมากของคุณมีระบบในการจัดการและสามารถนำมาใช้ได้ง่ายทันทีที่ต้องการ