การจัดเก็บเอกสาร เป็นการก้าวไปสู่ระบบสำนักงานแบบไร้กระดาษ

การจัดเก็บเอกสาร เป็นการก้าวไปสู่ระบบสำนักงานแบบไร้กระดาษ หรือ ใช้กระดาษน้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น เป็นนิยามของหน่วยงานหรือองค์กรที่ต้องการจะปรับปรุงระบบการทำงานหรือรูปแบบการดำงานด้านเอกสารจากระบบกระดาษ ไปสู่ระบบ Digital แบบเต็มรูปแบบหรือกึ่งอัตโนมัติ โดยมีเป้าหมายเพื่อ ลดการใช้กระดาษ ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีในการทำงานอย่างเหมาะสม ซึ่งจะทำให้องค์กรก้าวไปสู่ความทันสมัย ง่ายต่อการบริหารและการจัดการ

อย่างไรก็ตามคำว่า Paperless ดูจะเป็นคำพูดที่ฟังดูดี แต่ยากในการปฏิบัติหรือนำไปสู่การปฏบัติ เนื่องจากหลายหน่วยงานมีการวางแผนการปฏิบัติอย่างเป็นอย่างดี แต่เมื่อถึงขั้นตอนการดำเนินการตามแผนกลับต้องพบปัญหาและอุปสรรคหลายประการ ทำให้ไม่ประสบความสำเร็จตามแผนที่กำหนดไว้ สำหรับหน่วยงานหรือองค์กรที่สนใจระบบสำนักงานอัตโนมัติ สามารถที่จะเริ่มดำเนินการวางแผนและจัดการระบบสำนักงานไร้กระดาษตามแนวทางพอประมาณ ดังนี้

การเลือกเครื่องมือทำงานที่เหมาะสม

การสแกนเอกสารเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นในการแปลงกระดาษให้เป็นเอกสารแบบ Digital จริงอยู่ที่หน่วยงานหรือองค์กรส่วนใหญ่จะมีเครื่องพิมพ์แบบ All in one ที่รวมความสามารถในการพิมพ์ และการสแกนเอกสารไว้ภายในเครื่องเดียวกัน แต่การที่พนักงานหรือเจ้าหน้าทีจะต้องมาใส่กระดาษและสั่งสแกนที่ละแผ่นๆ ฟังดูเป็นเรื่องที่ไม่น่าสนุกใช่ไหม ยิ่งถ้าคุณมีเอกสารเป็นจำนวนมาก โอกาสที่เจ้าหน้าที่หรือผู้ปฏิบัติจะผิดพลาดหรือท้อใจก็จะตามมา และไม่อยากจะตอบสนองการดำเนินการตามแผนงานที่กำหนด เนื่องจากความช้าในการสแกนและเสียเวลาในการทำงาน

ดังนั้นความรวดเร็วของเครื่องสแกนเอกสาร จึงเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญ การลงทุนวางแผนจัดหาเครื่องสแกนเอกเป็นการเฉพาะ ซึ่งรู้จักกันในนามของเครื่องส่งเอกสารแบบ Digital หรือ Digital Sender โดยปกติจะมีความสามารถในการทำงานที่สะดวกและรวดเร็ว สามารถสแกนเอกสารได้มากกว่า 10-20 หน้า/นาที โดยจะมาพร้อมถาดหรือ Tray ในการป้อนหรือ Feed กระดาษ และสามารถสแกนเอกสารทั้งสีและขาวดำ รองรับกระดาษ A4 สั้นและยาว ได้อย่างไม่มีปัญหา นอกจากนั้นยังสามารถที่จะส่งเอกสารผ่านระบบ email ถึงผู้รับโดยตรงได้อีกต่างหาก แต่กระบวนการติดตั้ง set up ระบบก็ต้องการเจ้าหน้าที่ระบบ IT ที่จะมาวางหรือติดตั้งระบบการทำงาน รวมทั้งให้คำแนะนำหรืออบรมพนักงานในการใช้งาน

สำหรับเครื่องสแกนเอกสารแบบ Digital ที่น่าสนใจสำหรับองค์กรหรือหน่วยงานขนาดเล้ก ที่มีปริมาณกระดาษไม่มากนักในแต่ละวัน อาจจะลองพิจารณาเครื่องสแกนด้านล่างนี้เป็นข้อมูลในการพิจารณา

Fujitsu scanner Fi-7160 ซึ่งมีความเร็ว สแกนเนอร์แบบป้อนกระดาษ มาพร้อมกับเทคโนโลยีการสแกนความเร็วสูง มีประสิทธิภาพในการสแกนสูงถึง 60 หน้าต่อนาที และในโหมดการสแกนสองหน้า จะได้ความเร็วสูงถึง 120 ภาพต่อนาที ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน องค์กรของคุณเป็นอย่างมากและ ด้วยเทคโนโลยี iSOP (Intelligent Sonic Paper Protection) ซึ่งช่วยตรวจจับการติดขัดของกระดาษด้วยการตรวจจับเสียง ปกป้องเอกสารสำคัญได้ตลอดการสแกนรองรับงานสแกนเอกสารได้สูงสุดถึง 4,000 แผ่นต่อวัน

ซึ่งเครื่องสแกนดิจิตอลใหม่ๆ ตามที่กล่าวมาด้านบน ต่างก็มีความสามารถในการสแกนและส่งไฟล์เอกสาร ขึ้นไปเก็บบนระบบ Cloud ด้วยกัน ยกตัวอย่างเช่น ของ Fujitsu ScanSnap สามารถส่งเอกสารขึ้นไประบบ Cloud ของ SugarSync, Evernote, Google Drive เป็นต้น

ของ Epson’s “Scan to Cloud”-capable scanners สามารถบันทึกโดยตรงลงที่ระบบ Cloud เช่น Dropbox, Evernote, และ Google Drive.

แน่นอนว่าจำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ IT ในการวางระบบและ Set up ค่าการทำงานเพื่อ ทำงานร่วมกับระบบ Cloud

แน่นอนว่าปัญหาเรื่อง Security หรือการรักษาความปลอดภัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารทางการเงิน หรือการทำธุรกรรมต่างๆ ที่ไม่ต้องการเปิดเผย เป็นสิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญและพิจารณาว่าจะนำระบบเอกสารเข้าสู่ระบบ Cloud หรือไม่

การกำหนดชื่อไฟล์และการจัดเก็บ

แม้ว่าเราจะมีการสแกนและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบ Digital แล้ว งานของเราก็ยังไม่จบ สิ่งสำคัญและจำเป็นมากกว่านั้นก็คือ การกำหนดชื่อหรือ Tag ไฟล์ที่เหมาะสม ง่ายต่อการเข้าใจ และการค้นหา เพื่ออ้างอิงในภายหลัง ซึ่งการสแกนแบบ OCR อาจจะเป็น options ทางเลือกที่น่าสนใจ สามารถเพิ่มคุณค่างานสแกนได้อีก

การบริหารและจัดการระบบงาน

การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากเดิมมาเป็นระบบการสแกนเอกสาร จะต้องอาศัยความทดทนในการทำงาน และความเชื่อมั่นว่าระบบจะประสบความสำเร็จ อาจจะลำบากในตอนแรก เมื่อทุกอย่างเข้าระบบแล้ว จะพบว่าเป็นเรื่องปกติที่เราก็ทำอยู่เป็นประจำวันอยู่แล้ว

ในทางปฏิบัติ ควรมีการบริหารจัดการที่เอกสารทุกฉบับจะต้องได้รับการสแกนโดยเร็วที่สุด และบันทึกหรือจัดเก็บโดยเร็วที่สุด อาจจะกำหนดเป็นการสแกนสองครั้ง ต่ออาทิตย์ และดำเนินการให้เป็นไปตามระบบหรือแผนงานที่กำหนด